Офисный переезд в новый бизнес-центр

Смена офиса в бизнес-центре — серьёзная задача, к решению которой требуется комплексный подход. Необходимо не только утвердить новую локацию, проинформировать сотрудников и собрать имущество, но и выбрать компанию, которая займется непосредственно переездом. К сожалению, теория далека от практики, и в реальности «переселение» может принести гораздо больше хлопот. Многие из них связаны с выбором мувинговой фирмы.

В первую очередь, возникают недоразумения в связи с тем, что у каждого перевозчика свой подход к расчетам переезда в новый бизнес-центр. Часто аренду офиса выбирают в Московском районе СПб. Одни фирмы учитывают время аренды транспорта, другие — человеко-часы, третьи — кубометры груза, который можно перевезти за определенную ставку. Такой разнобой в ценообразовании затрудняет сравнение коммерческих предложений. Кроме того, некоторые мувинговые компании избегают указания итоговой стоимости перевозки. Вместо того, чтобы предоставить клиенту объективную информацию, они обозначают в условиях базовый тариф или стоимость одного часа переезда, при этом никаких конкретных сроков не гарантируя. Помимо очевидных расходов существуют также дополнительные затраты. В счет могут быть включены доплаты за:

• работу в ночное время;
  
• перемещение тяжелых и крупногабаритных грузов;
  
• подъем груза на этаж БЦ без лифта;
  
• упаковочные материалы;
  
• выезд транспорта за пределы города;
  
• и другие дополнительные услуги.
  

Все перечисленные выше обстоятельства и факторы затрудняют заказчику выбор компании, которая поможет перевезти офис по новому адресу быстро, аккуратно и недорого. В результате возникают непредвиденные затраты, которые нередко сопровождаются конфликтами.

Звучит неожиданно, но за сложившуюся ситуацию несет ответственность только клиент, ошибка которого заключалась в том, что он недостаточно внимательно изучил представленные ему коммерческие предложения и допустил типичные ошибки:

• отсутствие в запросе пространственных ограничений и временных рамок;
  
• отсутствие запрета на работу в определенные дни или часы;
  
• отсутствие списка имущества с характеристиками;
  
• отсутствие указания на количество рабочих мест;
  
• отсутствие в запросе точного адреса, наличия лифта, удаленности парковки, высоты пандуса и ворот;
  
• и многие другие недочеты.
  

Чтобы переезд был организованным, необходимо заранее выполнить несложные действия:

• согласовать с управляющей компанией бизнес-центра требования к территориям и ограничения для работ, которые проводятся по адресу выбытия и прибытия;
  
• утвердить с администрацией делового комплекса время, в которое можно заняться переездом;
  
• составить список имущества, подлежащего транспортировке, с отдельным указанием хрупких и негабаритных предметов;
  
• указать в попредметном перечне перевозимых вещей их вес и габариты, а также этаж, откуда вещь нужно забрать или куда требуется доставить;
  
• пригласить экспертов для оценки переезда;
  
• сделать запрос на получение от заказчиков плана-графика и количества ресурсов, задействованных в переезде (сотрудников, транспорта, упаковочных материалов и пр.).
  

Документальное подтверждение каждого этапа переезда помогут компании застраховать предстоящее новоселье от увеличенной стоимости транспортировки и от несоблюдения сроков. Не пренебрегайте помощью специалистов в решении таких вопросов, как временное хранение имущества, страховка, вывоз и утилизация мусора, клининг, профессиональные консультации и планирование.